Dekret z mocą ustawy nr 231/2021 wprowadził do naszego prawa nowy profil odpowiedzialności administracyjnej w spółkach dotyczącej określonych naruszeń dokonywanych przez wszystkie osoby pracujące w firmie, bez względu na to, czy dotyczy ono osób administrujących, zarządzających, menedżerów, pracowników biurowych czy robotników.
Spółka jest podmiotem odpowiedzialnym z powodu odnoszonej korzyści lub osiąganego interesu ze względu na popełnienie przez jej członka jednego z przestępstw przywołanych wyraźnie w dekrecie nr 231 i mogą na nią zostać nałożone kary pieniężne lub zakazy, łącznie z zawieszeniem możliwości wykonywania działalności handlowej w zależności od ciężkości przestępstwa i faktycznego przyjęcia odpowiednich środków zapobiegawczych.
Odpowiedzialność Spółki sumuje się z odpowiedzialnością osób fizycznych, które faktycznie dokonały nielegalnego czynu.
Dekret 231 zakłada, że Spółka może nie ponieść tego typu odpowiedzialności, jeśli między innymi wykaże, że przyjęła i skutecznie wdrożyła Model Organizacji i Zarządzania odpowiedni do zapobiegania przestępstwom tego samego rodzaju, które zostało popełnione, jak również powołał Organ Nadzoru wyznaczony do monitorowania implementacji i aktualizacji tego Modelu.
Grupa Coswell w odpowiedzi na Dekret 231 powołała Organ Nadzoru składający się z dwóch niezależnych podmiotów, które czuwają na poprawnym stosowaniem Modelu i Kodeksu Etycznego.
Aby ułatwić ujawnianie i zapobieganie potencjalnym nieprawidłowościom oraz brakowi przestrzegania polityki firmowej, w celu promowania transparentnego i etycznego środowiska pracy Grupa Coswell zgodnie z przepisami dekretu z mocą ustawy nr 24/2023 utworzyła specjalne dodatkowe kanały do zgłaszania przypuszczeń na temat naruszania przepisów krajowych lub unijnych, do których miałoby dochodzić w kontekście firmy.
Sygnalistami mogą być:
• pracownicy, nawet podczas okresu próbnego;
• niezależni pracownicy, indywidualni przedsiębiorcy, współpracownicy, z którym spółka utrzymuje stosunki w zakresie świadczenia usług, realizacji prac, dostawy dóbr;
• osoby pozostające w stosunku agencyjnym, przedstawicielstwa handlowego i innych rodzajów ciągłej i skoordynowanej współpracy zgodnie z prawem obowiązującym pro tempore, które wykonują swoją pracę w spółce;
• pracownicy lub współpracownicy, którzy wykonują swoją pracę w jednostkach prawniczych, którzy dostarczają dóbr lub usług lub którzy wykonują różne prace na rzecz spółki;
• osoby wykonujące wolny zawód i konsultanci świadczący swoje usługi na rzecz spółki;
• wolontariusze i stażyści, wynagradzani i niewynagradzani, którzy świadczą swoje usługi na rzecz spółki;
• przedstawiciele wspólnika spółki i Grupy;
• podmioty administrujące, związkowcy, spółka rewizyjna, to jest każda osoba faktycznie pełniąca funkcje administracyjne, kierownicze, kontrolne, nadzorcze wykonywane.
Zgłoszeń sygnalizacyjnych można dokonywać/przekazywać za pośrednictwem następujących, alternatywnych kanałów:
• dzwoniąc na zieloną linię: 800.033.720 - czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:30 do 12:30;
• wypełniając formularz na portalu obsługi sygnalizacji, dostępny pod następującym linkiem www.whistleblowingfacile.it;
• wysyłając pismo za pośrednictwem poczty do Winger S.r.l. - Biuro Sygnalizacji zgodne z dekretem z mocą ustawy nr 24/2023 - Via Piccard 16 - 42124 Reggio Emilia do wiadomości Organu Zarządzającego Grupy Coswell;
• umawiając się na spotkanie z jednym z członków naszego Organizmu do spraw zarządzania poprzez wyżej wymienione kanały.
Przedmiotem zgłoszenia mogą być:
• naruszenia ujawnione na mocy dekretu z mocą ustawy nr 231 2001 lub naruszenie Modelu 231 lub kodeksu etycznego;
• naruszenia objęte zakresem stosowania aktów Unii dotyczące następujących dziedzin: zamówienia publiczne, usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe, bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, ochrona prywatności danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych) łącznie z aktami lub zachowaniami, które naruszają interesy chronione przez Unię Europejską w tych sektorach;
• działania lub zaniechania, które godzą lub naruszają interesy finansowe Unii Europejskiej;
• działania lub zaniechania, które dotyczące ochrony rynku wewnętrznego Unii Europejskiej w zakresie konkurencji i pomocy państwa, jak również naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego w odniesieniu do działań, które stanowią naruszenie przepisów o podatku od spółek lub do praktyk mających na celu uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z przedmiotem lub celem mających zastosowanie przepisów o podatku od spółek (i w związku z tym wykorzystanie mechanizmów umożliwiających unikanie podatków).
Sygnalizacja musi być szczegółowa i zawierać następujące elementy:
• dane podmiotu, który dokonuje zgłoszenia (chociaż można również dokonać zgłoszenia anonimowo);
• ewentualne dane kontaktowe sygnalisty, za pomocą których można z się z nim „poufnie” skontaktować;
• dane osób, które dopuściły się zachowania stanowiącego przedmiot zgłoszenia, oraz ewentualnie innych zaangażowanych podmiotów, a także każda informacja mogąca pomóc w ich identyfikacji;
• jasny i pełny opis faktów stanowiących przedmiot zgłoszenia;
• ewentualne inne podmioty, które mogą z powodzeniem opowiedzieć o zgłaszanych faktach;
• każda informacja, spostrzeżenie lub komentarz mogący pomóc w wykryciu zgłaszanych faktów.
Wyżej wymienione kanały do zgłoszeń sygnalizacyjnych nie mogą być wykorzystywane do przekazywania:
• zastrzeżeń, roszczeń, żądań o charakterze osobistym lub do sygnalizowania sporów między kolegami, tematów organizacji wewnętrznej i podobnych sytuacji.
• reklamacji, zastrzeżeń lub żądania podania dodatkowych informacji na temat produktów handlowych ze strony konsumentów, które to sprawy można załatwi w odpowiedniej sekcji pod następującym linkiem: https://coswell.freshdesk.com/it/support/home.
Wszystkie ważne zgłoszenia, również te anonimowe, są dokładnie analizowane i obsługiwane przez Organ Zarządzający, którego skład jest taki sam, co Organ Nadzorczy w celu zapewnienia bezstronności i niezależności. Jeśli jest to możliwe, sygnalista otrzymuje informację zwrotną w terminach przewidzianych prawem.
Spółka gwarantuje poufność tożsamości sygnalisty i oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie jako sprawcy naruszenia przepisów w trybach przewidzianych według obowiązującego prawa.
Nie wolno prowadzić żadnych działań o charakterze odwetowym w stosunku do sygnalistów, którzy w momencie zgłoszenia w sposób uzasadniony przypuszczali, że informacje na temat zgłaszanych naruszeń są prawdziwe.
Natomiast jeśli zajdą stosowne przesłanki Spółka będzie mogła wdrożyć postępowanie dyscyplinarne lub powziąć inne działania w stosunku do osoby, która dokonała zgłoszenia z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa lub w przypadku zgłoszeń nieprawdziwych, które okażą się fałszywe, nieuzasadnione, o treści zniesławiającej lub dokonane wyłączenie w celu zaszkodzenia Spółce, osobie, której dotyczy zgłoszenie lub innym podmiotom, których dotyczy zgłoszenie.
Organ Zarządzający informuje kierownictwo firmy na temat treści ważnych otrzymanych zgłoszeń przy zapewnieniu całkowitej poufności sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, wskazujące ewentualne działania naprawcze, które należy wdrożyć w celu zapobiegania i/lub szybkiego rozwiązywania możliwych sytuacji sprzecznych z prawem lub zasadami etycznymi, które obowiązują w Grupie Coswell.
Zachęcamy do bezzwłocznego wskazywania ewentualnych obszarów ryzyka, abyśmy ciągle mogli ulepszać zarządzanie firmą w promowaniu kultury opartej na etyce i legalności.
Dane osobowe są traktowane zgodnie z rozporządzeniem europejskim nr 2016/679 i dekretem z mocą ustawy nr 196/2003, w granicach, w których ma on jeszcze zastosowanie. W związku z tym prosimy o zapoznanie się z poniższą informacją.
Zarząd
Premesso che a seguito della segnalazione da Lei effettuata ai sensi di quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, la nostra società si potrà trovare a raccogliere e trattare suoi dati personali; le specifichiamo sin d’ora per chiarezza, le seguenti definizioni date dal Regolamento Europeo 2016/679:
Zważywszy na to, że w związku z dokonanym przez Państwa zgłoszeniem na mocy dekretu z mocą ustawy nr 24/2023 nasza spółka będzie mogła zbierać i przetwarzać Państwa dane osobowe, w celu zachowania przejrzystości informujemy o następujących definicjach wynikających z rozporządzenia europejskiego 2016/679:
Dane osobowe: oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Zważywszy wszystko powyższe zgodnie z artykułem 13 rozporządzenia 2016/679,
informujemy, że zbieranie i przetwarzanie danych osobowych będzie wykonywane przez naszą firmę zgodnie z poniższymi zasadami:
1. cel: dane będą przetwarzane wyłącznie w celu obsługi zgłoszenia w oparciu o przepisy z dekretu z mocą ustawy 24/2023, w celu spełnienia Państwa ewentualnych żądań, w celu poprawnego wypełnienia zobowiązań biurokratycznych, prawnych, technicznych i w celu wykonania wszelkich innych obowiązkowych czynności wynikających z prawa;
2. sposób: dane będą przetwarzane zarówno za pomocą narzędzi/nośników papierowych, jak i elektronicznych/informatycznych/teleinformatycznych w pełnym poszanowaniu przepisów prawa, zgodnie z zasadami praworządności i poprawności oraz w sposób taki, aby chronić Państwa prywatność;
3. powierzenie fakultatywne: powierzenie danych jest fakultatywne, a nie obowiązkowe;
4. konsekwencje ewentualnej odmowy: odmowa podania tych danych do celów, o których mowa powyżej, będzie mogła doprowadzić do niemożności dobrej obsługi zgłoszenia, do udzielenie odpowiedniej informacji zwrotnej lub do spełnienia Państwa ewentualnych żądań;
5. podmioty lub kategorie podmiotów (odbiorcy), którym dane mogą zostać przekazane: dane pochodzące ze zgłoszenia wpłyną do spółki Winger S.r.l. z siedzibą w Reggio Emilia, via Piccard 16/G, która to spółka działa w charakterze zewnętrznego podmiotu odpowiedzialnego zgodnie z art. 28 rozporządzenia europejskiego 2016/679 i będą przekazywane osobom w firmie, które zostały do tego celu upoważnione przez naszą spółkę. Dane będą mogły być ewentualnie przekazane podmiotom trzecim tylko w celu wypełnienia obowiązków wynikających z prawa i w oparciu o procedury przewidziane dekretem z mocą ustawy 24/2023. Dane nie będą w żadnym wypadku rozpowszechniane;
6. osoby upoważnione do przetwarzania: dane będą przetwarzane tylko i wyłącznie przez bardzo ograniczoną liczbę upoważnionych do tego osób;
7. działania zautomatyzowanego podejmowania decyzji (np. profilowanie): nie są w żadnym wypadku prowadzone działania zautomatyzowanego podejmowania decyzji;
8. prawa osoby, której dane dotyczą: mogą Państwo korzystać ze wszystkich praw wynikających z rozporządzenia 2016/679, jak prawo do dostępu do danych osobowych i ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu na przetwarzanie, a także prawo do przenoszenia danych. Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego;
9. przekazywanie do krajów trzecich: dane nie są przekazywane do krajów trzecich;
10. okres, przez który dane będą przechowywane: dane będą przechowywane przez okres ściśle niezbędny do obsługi zgłoszeń, a w każdym razie zgodnie z postanowieniami dekretu z mocą ustawy 24/2023 i obowiązujących przepisów;
11. administrator przetwarzania danych: administratorem przetwarzania danych jest spółka Coswell S.p.A. z siedzibą w Funo (BO), Via P. Gobetti n. 4, w osobie przedstawiciela prawnego pro tempore.
Niniejsza informacja na temat polityki prywatności może zostać uzupełniona ustnie lub pisemnie o dodatkowe elementy i zalecenia, aby mogła lepiej spełniać wszelkie Państwa wymagania dotyczące wiedzy w zakresie „Poufności”, a także spełniać wymagania związane ze zmianami prawa.
Coswell S.p.A